Menerapkan POPIA dalam skema dan perkebunan ST


Dengan Opini Waktu artikel diterbitkan 13 jam yang lalu

Bagikan artikel ini:

Skema perumahan komunitas tinggal beberapa bulan lagi untuk memastikan bahwa sistem pencatatan mereka dan agen pengelola mereka sesuai dengan Undang-Undang Perlindungan Informasi Pribadi (POPI), yang berlaku efektif pada 1 Juli tahun ini dengan masa transisi untuk memastikan kepatuhan penuh pada 30 Juni 2021.

Demikian kata Andrew Schaefer, MD dari perusahaan manajemen properti nasional terkemuka Trafalgar, yang menunjukkan bahwa penting juga bagi pemilik dan penghuni dalam skema Judul Bagian dan pembangunan yang terjaga keamanannya yang dijalankan oleh Asosiasi Pemilik Rumah (HOA) untuk memahami bahwa Undang-undang baru tidak membuat ilegal bagi wali atau direktur untuk mengumpulkan informasi pribadi mereka, atau untuk meminta detail pribadi tertentu dari pengunjung ke skema mereka untuk kepentingan keamanan.

“Tentu saja setiap orang di SA memiliki hak privasi, sebagaimana diatur dalam Pasal 14 Konstitusi kami, dan Undang-Undang POPI sebenarnya memperkuat hak tersebut dengan ketentuan yang dimaksudkan untuk melindungi konsumen dari pencurian identitas serta penggunaan atau penjualan yang tidak sah atas barang pribadi mereka. informasi untuk tujuan apa pun, termasuk pembuatan database untuk kampanye pemasaran dan penjualan.

“Namun, undang-undang baru tidak menetapkan bahwa informasi pribadi tidak dapat dikumpulkan – hanya ketika dikumpulkan, itu harus dikelola dan dilindungi dengan benar.”

Hal ini terutama berkaitan dengan skema perumahan komunitas, katanya, di mana para wali, direktur dan agen pengelola harus menyimpan sejumlah besar informasi pribadi tentang pemilik dan penyewa dalam catatan untuk:

  • Kirim akun dan laporan retribusi kepada orang yang tepat;
  • Alokasikan pembayaran dengan benar;
  • Mengirimkan komunikasi tentang anggaran tahunan, RUPS dan rapat badan hukum atau rapat HOA lainnya;
  • Memfasilitasi komunikasi dengan pemilik dan penyewa terkait masalah keamanan atau dalam keadaan darurat seperti kuncian Covid-19 baru-baru ini; dan
  • Ambil tindakan cepat jika terjadi default retribusi.

“Beberapa skema juga mengirimkan buletin bulanan menggunakan setidaknya sebagian dari informasi pribadi ini, dan sekarang banyak juga yang memiliki halaman Facebook atau grup WhatsApp di mana setidaknya beberapa informasi anggota dibagikan. Selain itu, sebagian besar skema memiliki titik akses terkontrol di mana penduduk dan pengunjung sama-sama harus memberikan informasi pribadi untuk dapat masuk ke kompleks atau untuk mendapatkan kendali jarak jauh atau kartu akses. Ini mungkin termasuk nomor registrasi mobil, sidik jari dan foto, misalnya, serta nama dan nomor telepon mereka. ”

Tetapi setelah 1 Juli tahun depan, setiap bisnis atau badan hukum yang tidak mematuhi Undang-Undang POPI berisiko dituntut dan denda tinggi, jadi pengurus ST dan direktur HOA perlu bertindak cepat sekarang untuk memastikan bahwa skema mereka – dan “pihak ketiga mana pun ”Seperti lembaga pengelola atau perusahaan keamanan yang bertindak atas nama mereka – mengumpulkan, menyimpan, dan menggunakan informasi pribadi dengan benar, atau saat ini meningkatkan prosedur dan sistem mereka untuk memastikan bahwa informasi ini dilindungi.

Schaefer mengatakan ada dua bagian dari Undang-undang yang perlu diperhatikan secara khusus oleh para wali, yang pertama adalah persyaratan umum bahwa persetujuan konsumen harus diperoleh sebelum informasi mereka dapat dikumpulkan atau digunakan, dan bahwa mereka harus diberi tahu dengan benar tentang alasan pengumpulan informasi, apa yang akan dilakukan dengannya, dan bagaimana cara dilindungi.

Dalam istilah praktis, pengawas ST dan direktur HOA tidak perlu mendapatkan izin dari pemilik dalam skema mereka untuk mengumpulkan atau menyimpan informasi pribadi apa pun yang diperlukan untuk “pengelolaan yang efektif” dari skema tersebut, selama hanya itu yang mereka lakukan dengannya . Namun, mereka perlu memberi tahu mereka jika informasi ini dibagikan dengan pihak ketiga, seperti agen pengelola, untuk membantu pengelolaan skema yang efektif.

“Selain itu, mereka perlu mendapatkan izin mereka (lebih disukai secara tertulis) untuk mengumpulkan dan menyimpan informasi apa pun yang ingin mereka gunakan untuk tujuan lain apa pun – dan menyatakan apa tujuan itu. Mereka tidak boleh, misalnya, membiarkan pemilik percaya bahwa informasi pribadi mereka hanya akan digunakan untuk korespondensi dan komunikasi seperti pernyataan retribusi dan pemberitahuan rapat dan kemudian menggunakannya – atau mengizinkannya untuk digunakan – oleh perusahaan lain untuk tujuan lain, seperti sebagai pemasaran langsung, tanpa izin. “

Perhatian kedua untuk wali dan direktur, katanya, adalah keamanan penyimpanan informasi dan sistem manajemen mereka, apakah ini digital atau berbasis kertas, dan di luar lokasi. Undang-undang mengatur agar informasi pribadi disimpan sedemikian rupa sehingga dilindungi dari akses yang tidak sah – oleh peretas komputer, misalnya – dan untuk itu tidak akan dijual atau dipertukarkan dengan organisasi lain.

“Singkatnya, orang atau perusahaan yang mengumpulkan informasi pribadi berkewajiban untuk mengambil langkah-langkah praktis untuk melindunginya, seperti memastikan bahwa catatan komputer dienkripsi, atau bahwa catatan kertas dikunci dan hanya dapat diakses oleh orang-orang tertentu di perusahaan tersebut. . Undang-undang tidak memaksa perusahaan memasang sistem berteknologi tinggi, hanya saja mereka memiliki prosedur untuk melindungi informasi yang mereka pegang dan bahwa mereka menerapkan sistem akuntabilitas. “

Namun, kata Schaefer, hal ini tidak membiarkan pengawas ST “lolos” jika mereka tidak menyimpan catatan mereka sendiri. “Sebaliknya, mereka bertanggung jawab atas setiap informasi yang dikumpulkan atas nama skema mereka, jadi jika ini dilakukan oleh badan pengelola, mereka harus memastikan bahwa mereka berurusan dengan perusahaan terkemuka seperti Trafalgar, yang sudah memiliki sistem yang tepat. untuk melindungi dan mengisolasi semua informasi pribadi yang berkaitan dengan skema individu – dan rencana yang jelas tentang apa yang harus dilakukan jika keamanan sistem itu dilanggar. ”

KEUANGAN PRIBADI


Posted By : Togel Hongkong